المساعد الذكي في WeCare System يرد على المرضى الذين يراسلون عيادتك على واتساب أو إنستغرام أو ماسنجر، ويسجّل طلب موعدهم في أوقات أطبائك الفارغة فعلاً. يصل الطلب إلى تقويم العيادة وتوافق عليه السكرتيرة قبل أن يصبح موعداً، فيتوقف الفريق عن كتابة ردود الحجز نفسها يدوياً ويبقى القرار الأخير بيده.
مساعد واحد على ثلاث قنوات
يراسل المريض العيادة حيث يتواجد أصلاً: واتساب أو إنستغرام أو ماسنجر. يرد المساعد الذكي على القنوات الثلاث، فلا تحتاج العيادة إلى موظف أو أداة منفصلة لكل صندوق رسائل. ويُسجَّل كل طلب مع القناة التي جاء منها، فيعرف الموظف من أين بدأ.
يحجز في الأوقات الفارغة فعلاً
عندما يطلب المريض موعداً، يعتمد المساعد على توفر الطبيب الفعلي في WeCare System: ساعات الدوام الأسبوعية والإجازات والمواعيد الموجودة. يعرض الأوقات الفارغة فقط، فلا يطلب المريض وقتاً محجوزاً. وتحدد العيادة الأطباء الذين يحق للمساعد استقبال طلبات الحجز لهم.
كل حجز طلبٌ توافق عليه السكرتيرة
ينشئ المساعد طلب حجز لا موعداً مؤكداً. يظهر الطلب في تقويم العيادة كما تظهر الحجوزات الأونلاين. تربطه السكرتيرة بملف المريض الصحيح، وتعدّل الوقت عند الحاجة، ثم توافق عليه أو ترفضه. أما تعديل الحجز أو إلغاؤه فيبقى إجراءً يقوم به الموظف على التقويم.
التذكيرات والسجلات في نظام واحد
بعد موافقة السكرتيرة يصبح الطلب موعداً عادياً. يصله التذكير التلقائي عبر SMS وواتساب كأي موعد آخر، ويظهر في تقويم الطبيب إلى جانب الحجوزات التي سجّلها الاستقبال أو جاءت من صفحة الحجز الأونلاين.
يعمل اليوم في عيادات فعلية
المساعد الذكي يعمل اليوم في عيادات فعلية تستخدم WeCare System. وهو مبني على محرك الحجز نفسه الذي تعتمد عليه صفحة الحجز الأونلاين، فتبقى للعيادة ساعات دوام واحدة وخطوة موافقة واحدة لكل طريقة يحجز بها المريض.
كيف يحجز المساعد الذكي موعداً خطوة بخطوة
- يرسل المريض رسالة إلى العيادة على واتساب أو إنستغرام أو ماسنجر.
- يرد المساعد ويسأل المريض عما يحتاجه، ومع أي طبيب يريد الموعد.
- يعرض الأوقات الفارغة في تقويم ذلك الطبيب، ويختار المريض أحدها.
- يسجّل المساعد طلب حجز يظهر في تقويم العيادة مع مصدره.
- تربطه السكرتيرة بملف المريض، وتعدّل الوقت عند الحاجة، ثم توافق عليه أو ترفضه.
- بعد الموافقة يصبح الحجز موعداً عادياً، وتصل المريضَ التذكيرات التلقائية.
أسئلة شائعة
على أي قنوات يعمل المساعد الذكي؟
على واتساب وإنستغرام وماسنجر فيسبوك. يرد على المرضى في القنوات الثلاث.
هل يؤكد المساعد المواعيد بنفسه؟
لا. يسجّل طلب حجز فقط. توافق عليه السكرتيرة أو ترفضه، ولا يصبح موعداً إلا بعد الموافقة.
كيف يتجنب الحجز المزدوج؟
يعرض الأوقات الفارغة فقط في تقويم الطبيب، وتُحسب من ساعات الدوام والإجازات والمواعيد الموجودة.
هل يستطيع المساعد إلغاء موعد أو تعديله؟
لا. ينشئ طلبات حجز فقط. تعديل الموعد أو إلغاؤه يبقى إجراءً يقوم به الموظف على التقويم.
هل نستطيع تحديد الأطباء الذين يحجز لهم؟
نعم. تحدد العيادة الأطباء الذين يحق للمساعد استقبال طلبات الحجز لهم.
ما الفرق بينه وبين صفحة الحجز الأونلاين؟
يستخدمان محرك الحجز نفسه وخطوة الموافقة نفسها. الفرق أن المريض يحجز بالمحادثة على واتساب أو إنستغرام أو ماسنجر بدل فتح صفحة ويب.